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Ces questions – réponses ont pour objectif de répondre de façon synthétique aux interrogations les plus fréquentes. Toutefois, pour des informations plus détaillées, vous pourrez vous référer aux publications spécialisées citées au point n° 15.

1 - Qu’est-ce que le Fichier des Écritures Comptables (FEC) ?

Le FEC est un fichier unique comprenant en principe toutes les écritures comptables d’un exercice et détaillant les écritures détaillées des opérations jour par jour. Le FEC doit contenir les seules écritures détaillées dans les journaux auxiliaires, qui remplacent si nécessaire les écritures de centralisation.

2 - Sous quel format Le FEC doit être constitué ?

• Le FEC est soit un fichier à plat, selon les critères définis au VI de l'article A. 47 A-1 du LPF, soit un fichier structuré, codé en XML, respectant la structure du fichier XSD dont les spécifications sont consultables sur internet sur le site public www.impots.gouv.fr, à la rubrique « Professionnels ».
• Le codage des informations doit être conforme aux spécifications prévues au XII de l'article A. 47 A-1 du LPF. En pratique, les caractères utilisés doivent appartenir à l'un des jeux de caractères ASCII, norme ISO 8859-15 ou EBCDIC.

3 - Qu’est-ce que le descriptif du FEC ?

• Dès que le FEC comporte des spécificités, l’entreprise doit fournir un descriptif détaillé (LPF A. 47 A-1, XI). Ce descriptif peut être remis sur support papier ou de façon dématérialisée (traitement de textes, tableur, PDF) ou papier.

4 - A qui et comment remettre les FEC ?

• La remise ou l'absence de remise de la copie des fichiers ainsi que la remise de copies de fichiers non conformes aux normes prévues à l'article A 47 A-1 du LPF sont formalisées par écrit sur un document remis en main propre par le vérificateur au contribuable et contresigné par ce dernier. L’accusé de réception s'effectue sur place.

5 - Sur quel support remettre les FEC ?

• La copie des fichiers est remise selon les modalités définies en accord avec le vérificateur, avant la première intervention sur place ou lors de celle-ci. Tous les supports sont envisageables, qu'ils soient physiques ou électroniques (CD, DVD, clef USB, disque dur externe, serveur sécurisé de la DGFiP, etc.) En outre, la DGFiP a mis en ligne un portail dédié, ESCALE, sur lequel le contribuable peut déposer le FEC.

6 - Quand remettre les FEC ?

• Les copies des fichiers des écritures comptables doivent être remises à l'Administration au début des opérations de contrôle, c’est-à-dire lors de la première intervention sur place.

7 - Quels sont les exercices comptables concernés ?​

• En cas de contrôle, un FEC doit être fourni pour chacun des trois derniers exercices.
• Lorsque des déficits reportables nés lors d’exercices prescrits, ont été utilisés durant les exercices objets de l’avis de vérification, un FEC doit aussi être produit au titre de ces exercices antérieurs aux trois derniers exercices.

8 - Qui doit présenter une FEC au vérificateur ?

1. Selon le Code Général des Impôts, sont concernés tous les contribuables :

• devant tenir une comptabilité et présenter des documents comptables, quels que soient leurs activités ou leurs régimes d’imposition  ;
• dès lors qu’ils tiennent leur comptabilité « au moyen de systèmes informatisés ».

2. Sont ainsi concernés :

• les contribuables imposés à l'IS et à l'IR dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ;
• les entreprises relevant des bénéfices agricoles (BA), qu’elles soient soumises au réel normal ou simplifié ;
• les bénéfices non commerciaux (BNC), soumis au régime de la déclaration contrôlée ou micro, que la comptabilité soit tenue selon les règles du code de commerce ou de trésorerie.

3. Aucun critère direct de taille n’intervenant, les TPE sont tenues à la même obligation que les grandes entreprises.
4. Sont donc exclus :

• les contribuables tenant une comptabilité manuelle (pas de tenue informatisée) ;
• les entreprises agricoles au régime du forfait (pas d’obligation légale de tenue de comptabilité).

5. Cas particuliers :

• Selon la DGFIP, toutes les Sociétés Civiles Immobilières sont tenues de présenter le FEC. Toutefois, par mesure de tolérance, les SCI soumises exclusivement aux revenus fonciers et qui ne comportent que des associés personnes physiques sont dispensées de présenter un FEC.
• La succursale française d’une entreprise étrangère est tenue de remettre un FEC en cas de contrôle. Ce fichier comporte quelques adaptations car ces entités ne sont pas tenues de respecter règles de tenue de comptabilité du Code de commerce.
• Organismes à but non lucratif :
  • Les associations et autres organismes à but non lucratif sont assujettis à l’obligation de présenter un FEC dès lors qu’elles exercent de plus une activité commerciale ou lucrative ; elles sont de ce fait soumises à ce titre aux impôts commerciaux ;
  • et qu’elles sont soumises à des obligations de tenue de comptabilité (ces obligations sont fixées par le règlement CRC 99-01) ;
  • qu’elles tiennent ou font tenir leur comptabilité sur informatique.

9 - Qu’est-ce un FEC non conforme ?

• Pour l’administration, la non-conformité s’apprécie par rapport aux dispositions de l’article Article A47 A-1 du LPF, qui spécifie le codage, la structure, l’organisation et les informations devant figurer dans les FEC.

10 - Quelles sanctions encourt le contribuable qui ne peut présenter un FEC conforme au vérificateur ?

• L’article 1729 D du Code Général des Impôts sanctionne le défaut de présentation du FEC ou de fichier par une amende de 5 000 €. Selon l’Administration cette amende est applicable pour chaque FEC absent ou non conforme, soit au plus 4 exercices (trois exercices clos plus éventuellement l’exercice en cours).
• Ce montant de 5 000 € par exercice constitue un minimum, puisqu’en cas de rectification d'un montant plus élevé, la sanction consiste en une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

11 - Comment un FEC peut-il présenter des informations incohérentes ?

• Un FEC peut présenter un format, une structure, une organisation et les informations requises par l’administration. Toutefois, l’analyse de ces informations peut révéler des incohérences entre elles (par exemple des dates contradictoires ou hors exercice) ou encore avec la liasse fiscale de l’exercice concerné qui a été télédéclarée.

12 - Quel risque encourt le contribuable à présenter un FEC comportant des incohérences ?

• En cas de graves incohérences, le vérificateur peut considérer la comptabilité comme non probante, pour une partie ou la totalité des écritures. Il peut alors notifier des redressements, en rejetant la déduction de certaines charges considérées comme non comptabilisées. Il peut aussi rejeter toute la comptabilité. En ce cas, les bases d'imposition sont évaluées d'office. La mise en œuvre de cette évaluation d'office entraîne l'application de la majoration de 100 % des droits rappelés. Or, en cas d’évaluation d’office, la charge de la preuve est inversée et incombe au contribuable, qui ne peut s’appuyer sur la comptabilité comme moyen de preuve, celle-ci ayant été rejetée. De plus, selon l’article L 74 du Livre des Procédures Fiscales, alinéa 2, l’absence de remise du FEC peut caractériser une opposition à contrôle fiscal.

13 - Quelles analyses effectue le vérificateur avec le FEC ?

Les vérificateurs disposent d’un logiciel d’analyse des FEC, nommé ALTO2. Ce logiciel permet d’effectuer sur les FEC des opérations simples, à savoir des tris, classements ainsi que tous calculs (somme, multiplication, etc.) qui lui permettent de s'assurer de la concordance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées par le contribuable (LPF, art. L 47 A, I) ». En pratique, ALTO2 effectue des contrôles de conformité et de cohérence relativement poussés, aussi bien au plan comptable que fiscal.

ALTO2 permet :

• de reconstituer une liasse fiscale théorique à partir du FEC ;
• d’importer, à partir du traitement ADÉLIE, les liasses fiscales télédéclarées par le contribuable ;
• de comparer, poste à poste, les deux liasses. Ces traitements informatisés reprennent la démarche du contrôle fiscal « classique » Le contrôle de qui consiste notamment à rapprocher la balance de clôture et la liasse fiscale. A la différence, que désormais ce rapprochement se fait partir du détail des écritures comptables de l’exercice.

14 - Combien de temps conserver les FEC et les descriptifs associés ?

• Fiscalement, ces informations doivent être conservées au moins 3 ans sur support informatique et 3 ans supplémentaires sur format papier ou informatique, soit 6 ans au total.
• Cette durée peut être prorogée en cas de déficit reportable utilisés lors d’exercices non prescrits. La durée d’archivage peut ainsi s’étendre jusqu’à 10 ans.

15 - Où trouver des informations sur le FEC ?

• Textes de loi, décrets et arrêtés ministériels
  • Livre des Procédures Fiscales : articles L 13, L 102 B,  L 47 A, A 47 A1
  • Code Général des Impôts : article 54 et 1729 D
• Bulletin Officiel des Finances Publiques (BOFIP - http://bofip.impots.gouv.fr/bofip ) :
  • procédures de rectification et d'imposition d'office (Contrôle des comptabilités informatisées - BOI-CF-IOR-60-40) ;
  • présentation de la comptabilité par la remise d'une copie des fichiers des écritures comptables (BOI-CFIOR-60-40-10) ;
  • format obligatoire des fichiers des écritures comptables (BOI-CF-IOR-60-40-20) ;
  • mise en œuvre de traitements informatiques (BOI-CF-IOR-60-40-30).
  • valeur probante des comptabilités (BOI-BIC-DECLA-30-10-20-50)
• Ouvrages, dossiers et articles :
  • « Le fichier des écritures comptables et l'archivage des comptabilités informatisées », Guide pratique, Edition 2015, Conseil Supérieur de L’Ordre des Experts-comptables
  • Revue Fiduciaire, Feuillet Hebdo n°3596, « Retour avec plus d'un an de recul sur l'obligation liée au FEC » pages 61 à 65, mai 2015.
  • Revue Fiduciaire Comptable n°426, « Dossier du mois : Le Fichier des Écritures Comptables : où en est-on ? », avril 2015, pages 27-55.
  • SIC, Le magazine de l'Ordre des Experts-Comptables n°336, janvier 2015, « Le fichier des écritures comptables : retour sur cette mesure, un an après », pages 42 à 43.
  • Revue Française de Comptabilité n°479, « Dossier spécial : Le fichier des écritures comptables », septembre 2014, pages 22 à 37.